So arbeiten wir

So arbeiten wir: von der Lieferung mehrerer Lieferanten bis zum Karton beim richtigen Empfänger

Ob 400 Handmuster oder 30.000 Wobbler – der Weg ist derselbe: Komponentenplan, Wareneingang je Lieferant mit Foto, Erstmuster mit Ihrer Fotofreigabe, Serie an Stationen mit Zwischenkontrolle alle 100 Stück, 100 % Ausgangskontrolle und Kartonieren je Empfänger mit Packliste. Handarbeit in allen 7 Betrieben, Anlagenklebung in Moravská Třebová, Angebot binnen 24 Stunden.

1 Tag 0
Anfrage mit Muster und Stückliste

Sie nennen Werbemittel, Stückzahl, Komponenten und Lieferanten, Empfänger und Termin – am besten mit Stückliste, Muster oder Fotos. Elisabeth Zachová klärt Klebeflächen, Verpackungseinheit und Versand; das Angebot liegt binnen 24 Stunden vor.
2 Tag 0–1
Komponentenplan

Für jede Komponente steht fest, wer sie liefert, wann sie ankommt und wie viele Stück plus Reserve erwartet werden – Druckerei, Werbemittellieferant und Ihr eigenes Lager getrennt.
3 Tag 1–3
Wareneingang je Lieferant

Wir zählen jede Anlieferung gegen Lieferschein und Stückliste, fotografieren sie und melden Fehlmengen oder beschädigte Stanzteile, bevor die Arbeit beginnt.
4 2–5 Tage
Erstmuster mit Fotofreigabe

Aus Ihren Originalteilen entsteht ein komplettes Werbemittel – bei Varianten alle nebeneinander. Sie bekommen Fotos und das ausgefüllte Freigabeprotokoll; erst Ihre Freigabe per E-Mail startet die Serie.
5 bis 2.000 h je Tag
Stationen nach Arbeitsanweisung

Klebeplatz, Bestückungsplatz, Füllplatz und Packtisch arbeiten nach einer elektronischen Arbeitsanweisung mit den Fotos des freigegebenen Musters.
6 laufend
Zwischenkontrolle

Alle 100 Stück legt die Schichtleitung ein Werbemittel neben das Muster; Kits mit vielen Komponenten werden einzeln gewogen.
7 letzter Serientag
100 % Ausgangskontrolle und Kartonieren je Empfänger

Jedes Stück wird vor dem Verpacken angesehen. Kartons je Empfänger mit Packliste, auf Wunsch mit neutralem Lieferschein; Paletten und Kartons werden fotografiert.
8 1–2 Tage
Versand und Mengenmeldung

Die Partnerspedition oder Ihr Paketdienst liefert an Messe, Außendienst, Filialen oder Ihr Lager; Sie erhalten die Mengenmeldung je Empfänger und die Fotos vorab per E-Mail.

Wie greifen die Stationen ineinander?

Ein Werbemittel durchläuft bis zu fünf Stationen, jede mit einer eng umrissenen Aufgabe. Am Klebeplatz werden Laschen und Rückwände mit Klebepunkten oder Klebeband verbunden; am Bestückungsplatz werden Aufsteller aufgerichtet, Dispenser eingesetzt und Fächer gefüllt. Am Füllplatz bekommen Dummies ihr Sollgewicht, am Zusammenstellplatz entstehen Kits in der Reihenfolge der Stückliste.

Am Packtisch folgen Ausgangskontrolle, Kartonieren nach Packliste und die Lieferscheine je Adresse. Wie viele Plätze einer Station wir besetzen, richtet sich nach Menge und Termin – so, dass keine Station auf die vorherige wartet. Große Serien, die flächig geklebt werden, laufen an Klebeanlage I/II oder der Hot-Melt-Anlage III in Moravská Třebová; alles andere geht in jedem Betrieb.

Warum beginnt jeder Auftrag mit einem Komponentenplan?

Weil Werbemittel fast nie aus einer Hand kommen. Die Stanzteile schickt die Druckerei, Dispenser und Gummizüge der Werbemittellieferant, Dummy-Körper oder Muster Ihr eigenes Lager. Im Komponentenplan steht für jedes Teil, wer liefert, wann und wie viel einschließlich Reserve. So sehen wir am Wareneingang sofort, welche Lieferung fehlt, und Sie erfahren es, bevor der Termin wackelt.

Jede Lieferung wird gegen Lieferschein und Stückliste gezählt und fotografiert. Beschädigte oder fehlende Teile melden wir mit Foto und Anzahl; Nachdruck oder Nachlieferung veranlassen Sie bei Ihrem Lieferanten.

Warum startet keine Serie ohne Fotofreigabe?

Weil man erst am echten Teil sieht, ob der Aufsteller steht, ob der Klebepunkt auf dem Lack hält und ob das Pop-up aufspringt. Das Erstmuster bauen wir aus Ihren Originalteilen, bei Motiv- oder Sprachvarianten jede Variante, und fotografieren alle nebeneinander. Nach 2–5 Tagen haben Sie Fotos und das ausgefüllte Freigabeprotokoll; erst Ihre Freigabe per E-Mail setzt die Serie in Gang. Hält ein Klebepunkt nicht, schlagen wir eine andere Klebestelle, doppelseitiges Klebeband oder die Hot-Melt-Anlage vor.

Welche Stationen durchläuft ein Auftrag?

KlebeplatzKlebepunkte und Klebeband von Hand; für große Serien Klebeanlage I/II oder Hot-Melt-Anlage III in Moravská Třebová.
BestückungsplatzAufrichten, Dispenser einsetzen, Fächer mit Flyern füllen, Anhänger und Wobblerarme anbringen.
FüllplatzDummy-Körper füllen, auf Sollgewicht wiegen, verschließen und kennzeichnen.
ZusammenstellplatzKomponenten in Stücklistenreihenfolge, Zählschablone und Tischwaage für jedes Kit.
Packtisch je EmpfängerAusgangskontrolle, Kartonieren nach Packliste, Lieferschein je Adresse, Fotos.

Worauf prüfen wir jedes Stück?

Bei Zwischen- wie Ausgangskontrolle achten wir auf fünf Merkmale. Klebung: kein Kleberaustritt an Kanten und Laschen, der Klebepunkt sitzt auf der markierten Fläche. Stand: Der Aufsteller steht gerade, Rückwand und Stütze sind rechtwinklig, das Pop-up springt sauber auf. Bestückung: Dispenser eingesetzt, richtige Flyermenge, Anhänger an der richtigen Stelle. Vollständigkeit: jede Komponente laut Stückliste im Kit. Sauberkeit: keine Knicke, Kratzer oder Fingerabdrücke auf der bedruckten Fläche.

Alle 100 Stück vergleicht die Schichtleitung ein Werbemittel mit dem freigegebenen Muster; Kits mit vielen Komponenten landen einzeln auf der Waage. Bevor ein Karton geschlossen wird, nimmt eine zweite Person jedes Werbemittel in die Hand (100 % Ausgangskontrolle). Beschädigte Stanzteile, fehlerhafte Dispenser und Fehlmengen zählen wir beim Wareneingang, halten sie im Protokoll mit Foto fest und melden sie vor dem Start; fehlerhafte Stücke gehen mit der Rücklieferung an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe ausgesondert – Nachdruck und Nachlieferung veranlassen Sie.

Klebungkein Kleberaustritt an Kanten und Laschen, Klebepunkt sitzt auf der markierten Fläche
Stand und WinkelAufsteller steht gerade, Rückwand und Stütze rechtwinklig, Pop-up springt sauber auf
BestückungDispenser eingesetzt, Fächer mit der richtigen Flyermenge, Anhänger an der richtigen Stelle
Vollständigkeitjede Komponente laut Stückliste im Kit, Gewicht je Kit stimmt
SauberkeitDruckbild ohne Knicke, Kratzer, Fingerspuren und Kleberreste

Welche Dokumentation bekommen Sie?

Dokumentiert wird an zwei Stellen. Das Freigabeprotokoll hält vor der Serie fest, was am Erstmuster geprüft wurde – Klebung, Stand, Dispenser, bedruckte Fläche, Verpackungseinheit und Versandart, jeweils mit Vorgabe, Ergebnis und Fotonummer. Die Packliste regelt nach der Serie, was an wen geht: Empfänger, Inhalt des Kits, Menge in Kits und Kartons, Sollgewicht und Foto des gepackten Kartons.

Nach dem Versand erhalten Sie die Mengenmeldung je Empfänger, Bilder von Anlieferung und Ausgang, die Stunden je Platz und eine Liste der aussortierten Stücke mit Grund. Alles kommt als Excel und PDF per E-Mail, bevor die Ware beim Empfänger ist.

Muster-Freigabeprotokoll zum Erstmuster – Beispiel (Thekenaufsteller mit Dispenser)
Prüfpunkt	Vorgabe laut Muster	Ergebnis Erstmuster	Foto
Klebung Rückwand–Stütze	Klebepunkte auf den markierten Feldern, kein Austritt	sauber, 4 Punkte	Nr. 2–3
Stand	Aufsteller steht frei auf der Theke, neigt nicht nach vorn	steht, Neigung wie Muster	Nr. 4
Dispenser	eingesetzt, Klappe schließt, 25 Flyer DIN lang	wie Vorgabe	Nr. 5
Druckbild	keine Knicke, keine Kratzer an der Front	frei	Nr. 6
Verpackung	flach, 20 Stück je Karton mit Kantenschutz	wie Vorgabe	Nr. 7
Versand	je Filiale 2 Aufsteller + Lieferschein neutral	Packliste geprüft	Nr. 8
Freigabe	durch den Kunden per E-Mail	freigegeben am 2. Tag	8 Fotos

Beispielwerte. Prüfpunkte stimmen wir vor dem Erstmuster mit Ihnen ab; wie der Versand je Filiale dokumentiert wird, erklärt der Ratgeber POS-Werbemittel filialgenau versenden.

Welche Kapazität hat APOOL WERKE für Werbemittel-Serien?

In unseren Hallen stehen bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag zur Verfügung, verteilt auf 7 Betriebe. Eine Aktion mit einigen tausend Werbemitteln belegt davon meist nur einen Bruchteil, deshalb passen auch mehrere Aufträge vor derselben Messe nebeneinander. Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – mit 25 % Aufschlag (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Kleben an der Anlage, Dummies mit Füllung und Kits nach Stückliste entstehen ausschließlich in unseren Hallen; einfache Handgriffe wie Wobbler auf Klebepunkt setzen, Flaschenanhänger anlegen oder Give-aways auf Trägerkarten stecken können als Kapazitätsreserve in Heimarbeit gehen – mit 100 % Ausgangskontrolle in der Halle. Wie diese Reserve geprüft wird, steht im Ratgeber zur Kontrolle von Heimarbeit auf apool.de.

Wie schützen wir unveröffentlichte Kampagnen?

Werbemittel kommen zu uns, bevor die Kampagne öffentlich ist: Aufsteller für eine Produkteinführung, Dummies eines Artikels, der noch nicht gelistet ist, Kits für eine Händlertagung mit neuen Preisen. Solche Komponenten stehen getrennt von anderen Aufträgen, Bilder davon verlassen das Haus nur in Richtung Ihres Postfachs, und übrige Teile gehen mit der Rücklieferung an Sie oder werden so ausgesondert, wie Sie es schriftlich festlegen. Auf Wunsch liefern wir neutral, und eine Geheimhaltungsvereinbarung nach Ihrem Muster unterschreiben wir, bevor das erste Teil ausgepackt wird.

Auf welchem Weg reisen Komponenten und fertige Werbemittel?

Eigene Lkw haben wir nicht. Den Hinweg fahren Partnerspeditionen, organisiert binnen 24 Stunden – auch direkt ab Druckerei oder Werbemittellieferant. Den Rückweg übernimmt je nach Empfängerzahl die Spedition mit Paletten oder Ihr Paketdienst mit Einzelkartons; an Messen liefern wir über den Messespediteur mit Standnummer. Eine Einzelpalette kostet je Richtung bei 300 km rund 111 € (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Entfernungen zu Ihrem Ort stehen im Liefergebiet, Papiere und Ablauf auf der Seite Transport auf apool.de.

Welche Fragen klären Auftraggeber vor dem Start?

Wie schnell erhalte ich Angebot und Erstmuster?

Mit Stückzahl, Stückliste und Fotos oder einem Handmuster liegt das Angebot binnen 24 Stunden vor. Das Erstmuster entsteht 2–5 Tage nach dem Eingang aller Komponenten aus Ihren Originalteilen; bei mehreren Varianten fotografieren wir alle nebeneinander. Sie geben per E-Mail frei, und erst dann beginnt die Serie. Die einzelnen Schritte zeigt die Seite So arbeiten wir.

Was bekomme ich als Nachweis?

Sie erhalten das Wareneingangsprotokoll je Lieferant mit Fotos, die Fotos und das Freigabeprotokoll des Erstmusters, die Ergebnisse der Zwischenkontrolle alle 100 Stück, bei Kits mit vielen Komponenten die Gewichtskontrolle, das Protokoll aussortierter Stücke, einen Stundennachweis je Arbeitsplatz und die Mengenmeldung je Empfänger. Fotos der fertigen Kartons und Paletten schicken wir per E-Mail, bevor die Ware ankommt.

Was passiert bei Fehlmengen oder beschädigten Stanzteilen?

Beschädigte Stanzteile, fehlerhafte Dispenser und Fehlmengen zählen wir beim Wareneingang, halten sie im Protokoll mit Foto fest und melden sie vor dem Start; fehlerhafte Stücke gehen mit der Rücklieferung an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe ausgesondert – Nachdruck und Nachlieferung veranlassen Sie. Wir empfehlen, bei jeder Komponente eine Reserve von einigen Prozent mitzubestellen, damit ein beschädigter Karton nicht die ganze Serie aufhält. Welche Reserve sinnvoll ist, klären wir beim Angebot.

Wie schnell vor der Messe müssen die Komponenten bei Ihnen sein?

Rechnen Sie vom Anliefertermin des Messespediteurs rückwärts: Transport zur Messe ein bis zwei Tage, Serie je nach Menge einige Arbeitstage, Erstmuster und Freigabe 2–5 Tage, dazu ein Puffer für verspätete Lieferanten. Für ein Messe-Kit mit einigen hundert Stück sollten alle Teile deshalb meist zwei bis drei Wochen vor dem Messetermin bei uns sein. Wird es knapper, arbeiten wir auch am Wochenende. Eine Planungshilfe bietet der Ratgeber Messe-Kit und Vertriebsset: Rückwärtsplanung.

Übernehmen Sie Kleinserien von wenigen hundert Stück?

Ja. Unsere Aufträge reichen vom Musterlauf bis zur Großserie, und gerade Agenturen schicken uns oft 300 Handmuster für den Außendienst oder 500 Aufsteller für eine Testregion. Kleine Mengen rechnen wir in der Regel nach Hallenstunden ab, weil das Erstmuster einen größeren Anteil an der Gesamtzeit hat. Wie Sie solche Auflagen kalkulieren, erklärt der Ratgeber Werbemittel-Kleinserie von 300 bis 3.000 Stück.

Fällt tschechische Mehrwertsteuer an?

Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an. EU-Binnenmarkt – kein Zoll, keine Ausfuhranmeldung; Lieferschein und Pro-forma-Rechnung für den Warenverkehr genügen. Wie das Verfahren auf der Rechnung aussieht, erklärt der Ratgeber zu Reverse-Charge auf apool.de.

Ausstattung

Ausstattung: Klebeplätze, Bestückungsplätze, Packtische je Empfänger, Kontrolle

Klebe- und Hot-Melt-Anlagen stehen in Moravská Třebová, Klebe-, Bestückungs- und Packplätze in allen 7 Betrieben. Wir drucken nicht: Stanzteile, Flyer und Karten kommen fertig gedruckt und gestanzt von Ihrer Druckerei, Dispenser, Gummizüge und Give-aways von Ihrem Werbemittellieferanten.